сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Типовая структура служебного документа и рекомендации по оформлению корреспонденции


Типовая структура служебного документа и рекомендации по оформлению корреспонденции

Ежедневно менеджер тратит до 80% рабочего времени на получение и передачу информации подчиненным, руководителям, коллегам, клиентам, поставщикам и т. д. Формой информации можно передать свое мнение, идеи, подготовить желаемый ответ.

Тематические разделы:
Трудовое право и делопроизводство : Оформление документов
Статьи : Социально-трудовые отношения
Трудовое право и делопроизводство
Трудовое право и делопроизводство : Трудовые отношения
Трудовое право и делопроизводство : Учет персонала
Трудовое право и делопроизводство : Трудовые отношения : Найм и Увольнение

Источник: Elitarium

Автор: Лев Михайлович Maкapeвич, доктор экономических наук, специалист по стратегическому планированию и бизнес-планированию.

Дата публикации: 20.08.2010



Типовая структура служебного документа и рекомендации по оформлению корреспонденции

Большая часть деловой информации менеджера — это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные публикации, деловые документы. Ежедневно менеджер тратит до 80% рабочего времени на получение и передачу информации подчиненным, руководителям, коллегам, клиентам, поставщикам и т. д. Формой информации можно передать свое мнение, идеи, подготовить желаемый ответ. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убедительный документ имеет ясную стилистику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читателя.

Менеджеры, как правило, ведут информационный обмен на специфическом языке. Формой информации можно передать свое мнение, идеи, подготовить желаемый ответ. Ежедневно менеджер тратит до 80% рабочего времени на получение и передачу информации подчиненным, руководителям, коллегам, клиентам, поставщикам и т. д.

Общение есть передача мыслей, эмоций или отношений одного или нескольких человек другому или другим людям.

Основные принципы общения:


  • существуют линии общения;
  • в конце каждой линии находятся лица, способные ею пользоваться;
  • некие средства, подтверждающие использование линий общения;
  • побудительные мотивы использования линий общения;
  • выбрана правильная форма общения (устная, письменная, иллюстративная).

    Эффективность общения зависит от правильности выбора способа и формы общения. Процесс общения включает следующие звенья: намерение, внимание, восприятие, запоминание, участие (обратная связь).

    Намерение отвечает на вопросы «что», «кто», «почему» и «когда»? Внимание воздействует на различные чувства, отвечая на вопросы: «Что важно для получающего информацию лица?», «Какая форма общения предпочтительнее?» Восприятие — передача информации с обеспечением правильности понимания. Запоминание — стремление понять, принять, сохранить. Обратная связь выражается в словах, действиях, поведении.

    Барьерами общения являются:


  • неопределенность информации;
  • неудачное представление сведений;
  • неспособность партнера воспринимать информацию.

    Большая часть деловой информации менеджера — это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные публикации, деловые документы.

    Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля.

    Основные правила грамотного письма: короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения.

    Различают следующие виды служебной документации:


  • письма,
  • служебные записки,
  • доклады,
  • сопроводительные письма,
  • приказы,
  • служебные инструкции.

    Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убедительный документ имеет ясную стилистику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читателя.

    Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок, или «шапка», письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату.

    Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации). Далее приводятся структуры наиболее распространенных типов деловых и официальных писем.

    Письмо-запрос:


  • причины, побудившие просьбу;
  • изложение просьбы;
  • ожидаемый результат;
  • готовность к сотрудничеству.

    Письмо-ответ:


  • повторение просьбы;
  • причины принимаемого решения;
  • констатация решения.

    Служебное письмо:


  • актуальность запроса;
  • содержание запроса;
  • ожидаемый результат;
  • гарантии.

    Сопроводительное письмо:


  • сообщение о высылаемом;
  • уточняющие сведения;
  • готовность к сотрудничеству.

    Приказ:


  • распорядительная часть;
  • предписывающая часть;
  • способ контроля;
  • информируемые подразделения.

    Служебная инструкция:


  • общая часть;
  • функции;
  • обязанности;
  • права;
  • взаимоотношения;
  • ответственность;
  • оценка работы.

    В деловых материалах часто приходится приводить цифры. Таблицы воспринимаются визуально труднее, чем текст. Поэтому, приводя числовые данные, следует обратить внимание на способ их выделения, расположение, логику порядка строчек и столбцов. Более предпочтительны в деловых материалах диаграммы, графики.

    Письмо-отказ


    Писать письма — отказы тяжело, но нельзя это откладывать. Вы постоянно будете возвращаться к этому, отвлекаться от текущих дел. Проявите свою профессиональную компетентность и сформулируйте отказ.

    Письмо-отказ надо сформулировать так, чтобы смягчить удар по самолюбию получателя. Можно начать письмо позитивно, обнадеживающе, пожелать удачи. Недопустимо использовать формулировки типа: «Ваша некомпетентность», «Вы должны знать», «Кроме ваших просьб у нас тысячи проблем» и т. п. Четко аргументируйте отказ объективными условиями. Отметьте, что вы сожалеете, но вынуждены отказать. Вежливо попрощайтесь.

    Требования к содержанию служебного документа:


  • точность и ясность изложения мыслей;
  • максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз;
  • краткость, лаконичность, немногословие, отсутствие пустых фраз;
  • грамотность;
  • корректность.

    Унификация документов необходима с экономической точки зрения (сокращение труда на составление документа), правовых требований, с технических позиций, с психологической точки зрения (ориентация читателя).

    Рекомендации к оформлению корреспонденции


    1. Постарайтесь уместить письмо на одной странице.

    2. В первых фразах постарайтесь указать точно, о чем письмо.

    3. В заключительной фразе кратко резюмируйте вышесказанное.

    4. Используйте подчеркивание или выделение шрифтом нескольких ключевых слов или одной-двух ключевых фраз.

    5. Излагайте содержание ясно и однозначно.

    6. Формулируйте предложение с позиции заинтересованности получателя.

    7. Используйте только лучшую бумагу.

    8. Не допускайте помарок и подчисток.

    9. Безжалостно редактируйте текст.

    10. Не пишите письмо, если не знаете, что сами хотите.

    11. Помните, что письмо может храниться у адресата длительное время.

    Источник

  • Share |

     

    Версия для печати

    Читайте также

    Договор о неразглашении информации
    Договор о неразглашении информации

    В современных условиях развития рыночной экономики и усиления конкурентной борьбы, все большего проникновения гласных и негласных средств и систем сбора, обработки и накопления информации в сферу частной жизни, хозяйствования и в публично-властный сектор особую актуальность приобретают договоры о неразглашении информации.

    Отпускные – 2017: правила оформления без ошибок. Как оформить ежегодный основной оплачиваемый отпуск, чтобы соблюсти нормы трудового законодательства и избежать штрафов ГИТ?  
    Акт об отсутствии работника на рабочем месте
    Квоты для инвалидов: нюансы, которые важно знать

    Несоблюдение квоты для инвалидов – одно из самых спорных нарушений, выявленных надзорными органами. Из-за противоречивой трактовки законодательства претензии нередко предъявляются к работодателю, у которого на самом деле все «по регламенту». Как правильно понимать нормативные требования и отстоять свою позицию в случае судебного разбирательства, разъясняет эксперт трудового права Денис Елисеенков.
    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM