сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  24.08.2019 14:36:18
Научные эксперименты, продуктовые тесты и мировые технологии для молодых профессионалов
  09.08.2019 16:18:31
Только оригинальные СИЗ обеспечивают гарантированную защиту
  07.08.2019 12:14:48
Компания 3М опубликовала финансовые результаты II квартала 2019 года
  08.07.2019 10:12:52
Известный сайт для общения специалистов по управлению персоналом
  04.07.2019 17:29:07
3М цифровизирует программу лояльности и переводит взаимодействие с клиентами на блокчейн


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


«Однофирменники»: эффективная паутина для офиса


«Однофирменники»: эффективная паутина для офиса

Если ваша компания уже «выросла» из одной комнаты, в которой помещались директор, главбух, продажник и айтишник, начинают возникать проблемы: как донести информацию до каждого, как адаптировать нового сотрудника, как не терять рабочее время в поисках нужного документа?

Тематические разделы:
Стратегический HR : Корпоративная культура : Внутренние коммуникации
Статьи
Психология, теории HR
Общий менеджмент

Источник: www.livekuban.ru

Автор: Игорь Акимов

Дата публикации: 20.08.2010



«Однофирменники»: эффективная паутина для офиса

Если ваша компания уже «выросла» из одной комнаты, в которой помещались директор, главбух, продажник и айтишник, а тем более, когда количество сотрудников уже сложно сосчитать, начинают возникать проблемы: как донести информацию до каждого, как адаптировать нового сотрудника, как не терять рабочее время в поисках нужного документа или как ускорить выполнение рутинных действий?

Есть несколько возможных ответов на эти вопросы, но наиболее простой и в то же время весьма действенный – запустите свой интранет-портал

Интранет – это, по сути, локальный внутренний Интернет, так сказать «частный Интернет», он построен на тех же принципах и протоколах, что и «большой брат», но ограничен киберпространством отдельной организации. Трудно найти компанию, в которой компьютеры не были бы связаны в сеть для хотя бы совместного доступа к одному принтеру, выходу в Интернет или для обмена файлами. На эту сетевую инфраструктуру как раз и можно «навесить» и свой “mail.ru” – почтовый сервер, и корпоративный сайт, похожий на rbc.ru или даже vkontakte.ru, и аналог Skype с ICQ.

Зачем же компаниям дублировать возможности Интернета? Ну а вам бы хотелось, чтобы контракт с клиентом обсуждался на форуме kuban.ru, а конфиденциальные документы были выложены в открытый доступ в сеть? Кроме того, на корпоративном сайте для внутреннего пользования можно сделать действительно все, что душе угодно, – разный дизайн, профили сотрудников, wiki-базу знаний и полезную информацию в удобном месте, напоминания о днях рождения или корпоративный «ежедневник» – там, где это необходимо.

Ваш внутренний интранет-сайт может быть:

  • архивом документов, содержащим базу телефонных номеров, приказы и распоряжения;
  • корпоративной газетой, в которой размещается информация, которую следует донести до каждого сотрудника;
  • системой электронного документооборота, ускоряющей обмен информацией;
  • корпоративной базой знаний, наполняемой сотрудниками;
  • форумом;
  • хостингом страниц отделов и сотрудников;
  • порталом доступа ко всей IT-инфраструктуре компании
  • и даже собственной социальной сетью компании.

    Интранет-портал – сплошные преимущества


    Что вам дает собственный интранет-портал? В первую очередь, безопасный, персонализированный доступ к данным компании, причем при должной настройке из любого места и даже с помощью мобильного телефона или КПК. При диверсифицированной и распределенной структуре (например, разделенных филиалах, подразделениях, специалистах на аутсорсинге) затраты на командировки и доведение информации в кратчайшие сроки можно значительно сократить, к тому же при такой централизации и легкости доступа есть шанс минимизировать и потери информации.

    Во-вторых, легкость хранения, поиска и систематизации различных внешних и внутренних документов. Например, телефонный справочник можно обновить в любом отделе за пять секунд, и тут же изменения будут доступны всем остальным отделам. К тому же будут сохранены версии документов и авторство изменений. Если раньше для того, чтобы обсудить бюджет на следующий квартал или изменения в регламенте оформления заказа, необходимо было собирать всех начальников отделов и директоров филиалов, которые должны были еще дословно и понятно передать эту информацию ниже (не подвергая ее домысливанию и переосмыслению), то теперь информацию от генерального директора или PR-отдела можно распространить практически мгновенно. И надо ли говорить, что дистанционное обучение становится простым как никогда.

    Дмитрий Хомченко, директор по эксплуатации ИТ Макрорегиона «Юг» ОАО «МТС»:

    «В компании МТС действует Единый информационный портал, который представляет собой постоянно обновляющийся информационный ресурс, он действует с апреля 2009 года. Наполнение данного портала и его обновление происходит все время. Ежедневное количество уникальных пользователей Единого информационного портала в рамках группы МТС составляет, в среднем, около 10 000 человек. Портал является единой точкой входа по всем вопросам: это нормативные документы, справочник сотрудников, справочник регионов, адреса и телефоны офисов, типовые формы договоров, доверенностей и прочих документов, вакансии в компании, инструкции по использованию систем БОСС-референт, OEBS; (Oracle E-Business Suite) и пр.

    Ресурс знакомит сотрудников с актуальными новостями компании и отрасли в целом, с обзорами публикаций в прессе о нашей компании, со всеми текущими изменениями в бизнес-процессах МТС и, таким образом, способствует сплочению сотрудников, помогает им чувствовать себя частью коллектива единомышленников. Популярностью пользуется и раздел «Корпоративный университет», где публикуется информация о корпоративных обучающих курсах и тренингах, проектах по обучению и развитию сотрудников МТС.

    Практически мгновенно с помощью интранет-портала можно получить и обратную связь от каждого сотрудника, организовав, допустим, «письмо директору», анонимное или нет. Поистине безграничные возможности открываются и для организаций различных мотивационных конкурсов, опросов и голосований. Кроме того, можно сформировать некий «банк идей», в котором каждый сотрудник может внести свое предложение или идею. Многие западные компании уже давно полагаются в принятии решений на crowdsourcing. Да и давно доказано, что успешность и эффективность работы сотрудника зависит от степени его вовлеченности и информированности о делах компании».

    В-третьих, позволяет публиковать контент (то есть, информацию на сайт) абсолютно всем сотрудникам компании. Это может быть описание текущих задач, типичных проблем и методов решения, часто задаваемых вопросов или данных, необходимых для других отделов. Зачастую это реализовано посредством Wiki-технологий. Чтобы понять, что это такое, обратимся за помощью к самому известному wiki-ресурсу – Wikipedia.org: «Вики — (англ. wiki) веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Вики характеризуется такими признаками: возможность многократно править текст посредством самой вики-среды, особый легкий и быстрый язык разметки, учет изменений (версий) страниц: возможность сравнения редакций и восстановления ранних, проявление изменений сразу после их внесения, разделение содержимого на страницы, связь страниц через гиперссылки и множество авторов: некоторые вики могут править все посетители сайта».

    Совместная работа может быть организована не только посредством wiki-страниц, но и с помощью форумов, блогов с комментариями, дискуссионных «комнат», почтовых сообщений, телеконференций и многого другого. Эффект от повышения скорости принятия решения, увеличения вовлеченности и лояльности сотрудников, а также качества полученного решения, учитывающего максимально диверсифицированные мнения, поистине потрясающий.

    С помощью средств корпоративной работы можно не только быстрее и эффективнее адаптировать новых сотрудников (ведь с помощью этих средств вы создаете корпоративную базу знаний), но и наладить коммуникации между «враждующими» отделами, ведь в таких ситуациях обычно ни та, ни другая сторона не может и не желает видеть общей картины. Например, продажники выбили срочный заказ, а оказалось, что необходимых комплектующих нет на складе и выполнение его в указанные сроки невозможно. В итоге взаимные упреки отдела продаж и производственников делают ситуацию еще хуже. При совместной же работе с каждым клиентом (при условии, конечно, что каждый сотрудник понимает ее необходимость) таких проблем просто не возникнет. Мало того, производственники могут посоветовать продажникам необходимые комплектующие или запасные части, которые клиенту понадобятся в будущем и т.д.

    В-четвертых, портал может (и должен) поддерживать текущие бизнес-процессы компании, интегрировав функции корпоративных IT-систем в одно удобное Интернет-приложение. Например, получив данные из CRM-системы о заказе нового клиента, добавить в расписание на день формирование заказа, согласование договора и ответный звонок с внесением изменений во все необходимые программы. Все это, конечно, требует времени и средств, но экономия на издержках может многократно превзойти затраченные усилия.

    Корпоративный vkontakte.ru


    В последнее время наблюдается самый настоящий бум социальных сетей, и, конечно, не обошел этот «ураган» и корпоративный сектор. Веб-приложения становятся все более ориентированы не на процесс, а на пользователя. «Канцеляризмы», иерархия и цензура, спускание корпоративной газеты «для галочки» и статика остались в прошлом. В настоящий момент все больше компаний стараются вовлечь своих сотрудников в жизнь компании, полностью раскрыть их потенциал, разделить ее ценности и быть вовлеченными в текущую и инвестиционную деятельность. Корпоративные социальные сети решают эти вопросы наиболее удобным способом.

    Фактически, вы имеет дело с «Одноклассниками» или «В Контакте», где каждый пользователь имеет свой профиль с фотографией, должностью, контактами, интересами, «друзьями»-коллегами и опубликованным этим пользователем контентом – фото, видео, документами, блогом или микроблогом. Профили позволяют узнавать больше о людях, работающих в компании, разрушают иерархию и позволяют быстро и эффективно находить необходимых людей и обменивать информацией.

    Другим важным составляющим системы являются «домашние страницы» – это личная страница, которую пользователь настраивает «под себя»: располагает на ней необходимые модули, например, задачи и запланированные на сегодня мероприятия, новости компании или сектора рынка из Интернета, последние обновления wiki-базы по необходимым проектам, сообщения из интегрированных корпоративных IT-систем, новостную ленту событий выбранных пользователей или проектов, над которым он работает, и многое другое. Все это позволяет абсолютно естественным и логичным образом организовать рабочий день человека, связать контактами все необходимые ему ресурсы и людей, моментально получить необходимую информацию и дать обратную связь, которую тут же оценят другие. «Ты начальник, я дурак», «не высовывайся» и «работа не волк – в лес не убежит» – здесь уже не работают, добро пожаловать в Enterprise 2.0, где каждый рабочий день наполнен содержанием, творчеством и сотрудничеством.

    Мотивация


    Собственно говоря, огромнейшую роль в современных интранет-системах теперь играет не наличие «железа» и все умеющего сисадмина, а мотивация всех сотрудников на использование системы, и вот тут у компании могут быть проблемы. Если эта инициатива будет опять же навязана «сверху», не получится ничего. Если же будет проведено обучение, с системой дадут «поиграться» и (важно!) узнают мнение каждого о ней, будут проведены общие собрания с обсуждением плюсов и минусов, сомневающихся будет все меньше. А со временем и вообще не останется. Потому как любой нормальный работник желает находить информацию за пять минут, быть в курсе дел компании и принимать участие в важных решениях. Любой сотрудник желает быть услышанным! Остается только дать эту возможность. Если же вы просто дадите задание сисадмину поставить интранет-сайт и издадите строгий приказ использовать его и вносить информацию, ничего кроме яростного сопротивления и отрицательных эмоций такая ваша инициатива не вызовет.

    Кстати, хотите знать, как оценить эффективность интранет-портала?


    Есть весьма оригинальный тест, предложенный директором по ИТ в Восточной Европе компании GlaxoSmithKline Эмзаром Гугунишвили: если при возникновении потребности в информации у сотрудника первая его реакция – «надо заглянуть в интранет», а при сбое интранета он начинает сразу звонить в службы поддержки, значит, ваш интранет работает.Источник

  • Share |

     

    Версия для печати     Обсудить на форуме

    Читайте также
    Внутриорганизационные коммуникации и мифология

    Ложь - это слово неприятное на слух и вызывающее негативные ассоциации. Особенно неприятное в России, где Правда и Истина - одно и то же. Поэтому это слово пытаются заменить на другие. Например, на термин «миф».

    Театр одного издательства

    Знаменитый шекспировский пассаж про мир и актеров доктор Мередит Белбин модернизировал в теории о ролях в команде.
    Как заставить совещание работать?

    Совещание – это всего лишь инструмент. И этот инструмент может быть очень эффективным для одних вещей и неэффективным для других.


    Организационные коммуникации: совершенствование и управление ими

    Цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса

    10 правил использования социальных сетей для корпоративных коммуникаций
    10 правил использования социальных сетей для корпоративных коммуникаций

    Университет прикладных наук Квадрига проведет 22/23 октября в Амстердаме конференцию, посвященную Web 2.0 и социальным сетям. Конференция озаглавлена «Онлайновая коммуникация: декодируя цифровую революцию – тренды и инструменты в корпоративных коммуникациях». На конференции будет представлен набор инструментов, необходимых для работы с онлайновыми методами коммуникации и социальными сетями.В этой статье содержится выжимка из этих правил, рекомендую прочесть и полную версию на вебсайте конференции.

    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM