сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  26.09.2019 16:41:06
Новый уровень безопасности дыхания
  30.08.2019 14:26:41
Worldskills International и 3М запускают новый совместный проект «Образование во имя будущего»
  30.08.2019 11:33:40
Молодые профессионалы за устойчивое будущее
  24.08.2019 14:36:18
Научные эксперименты, продуктовые тесты и мировые технологии для молодых профессионалов
  09.08.2019 16:18:31
Только оригинальные СИЗ обеспечивают гарантированную защиту


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Must Have системы электронного документооборота




Каждый из нас на работе сталкивался с проблемой поиска нужного документа. Но когда эта проблема хроническая… Компании призывают на помощь системы электронного документооборота (СЭД). Что требовать от современной СЭД и внедряющей ее компании?

Тематические разделы:
Общий менеджмент
Статьи
Общий менеджмент : Управление проектами
Общий менеджмент : Организационная структура
Общий менеджмент : Бизнес-процессы
Общий менеджмент : Управление знаниями

Источник: blog.annakravets.com

Автор: Екатерина Овеченко, Анна Кравец

Дата публикации: 12.10.2010



Must Have системы электронного документооборота

Каждый из нас на работе сталкивался с проблемой поиска нужного документа (будь то его бумажная или электронная версия). Но когда эта проблема хроническая… Компании призывают на помощь системы электронного документооборота (СЭД). Что требовать от современной СЭД и внедряющей ее компании? Об этом дальше.

Возможности систем электронного документооборота

К основным возможностям СЭД можно отнести следующие:

  • управление документами (контроль версий, безопасности, классификация документов);
  • совместная работа над документами и ведение проектной документации;
  • архивное хранение документов (автоматизация самого процесса, правил и нормативов хранения документов);
  • хранение и управление сканированными документами (электронными образами бумажных документов);
  • автоматизация бизнес-процессов по управлению контентом, назначению и контролю выполнения задач;
  • управление веб-контентом (автоматизация публикаций, процесса управления динамическим контентом).

    Что учесть при выборе СЭД?

    Система электронного документооборота должна сочетать в себе сразу несколько важных качеств, как например:

  • Управление документами, процессы согласования и контроля выполнения документов, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов.
  • Протоколирование всей работы над документом (кто и когда изменил, что было добавлено).
  • Интеграция с Microsoft Office и другими приложениями предприятия.
  • Безопасная удаленная работа через web-браузер, почту, настройка прав доступа каждого пользователя.
  • Средства групповой работы над документами и проектной документацией.
  • Планирование и система управления задачами для каждого сотрудника.
  • Простота системы для каждого сотрудника, легкость в работе с ней.
  • Реализация на web-технологиях.

    Критерии оценки систем электронного документооборота

    При выборе СЭД, подходящей вашей компании, полезно составить для себя сравнительную таблицу и по возможности оценить каждую систему по одинаковым критериям. Вот несколько вариантов таких критериев:

  • продукт – количество инсталляций, страна вендора;
  • редактирование – поддержка редакторов, проверка орфографии;
  • управление контентом – интеграция с порталом, поддержка шаблонов, работа с ссылками;
  • управление документами – печать, предпросмотр, импорт\экспорт документов;
  • управление электронной почтой – прием, отправка, распечатка эл. писем;
  • поиск информации – полнотекстовый поиск, сортировка результатов поиска, сохранение результатов поиска;
  • управление записями – списание в архив, выписка, уничтожение архива;
  • управление workflow – настройка workflow, поддержка ролей, ЭЦП;
  • стандарты – сертификаты продукта, поддержка стандартов безопасности;
  • инвестиции – стоимость лицензий, тип лицензий;
  • технологии – архитектура, база данных, кэширование;
  • поддержка – поддержка иностранных языков, SLA, количество сотрудников в поддержке;
  • компоненты – дополнительные компоненты, бесплатные компоненты.

    Итоги

    Многообразие возможностей сегодняшних систем электронного документооборота впечатляет. В соответствии с реализуемыми функциями, специалисты разделяют их на:

  • Системы управления контентом;
  • Электронные архивы;
  • Системы автоматизации (workflow-системы);
  • Комплексные системы.

    Наверняка, вашей компании не нужен весь этот объем функциональности. Ведь, по секрету, чем больше возможностей, тем больше денег нужно за них платить. Проанализируйте задачи, которые вы ставите перед СЭД, выберите возможности, которые должна иметь ваша система и сделайте их критериями оценки предлагаемых вам решений.Источник

  • Share |

     

    Версия для печати     Обсудить на форуме

    Читайте также

    профессиональное выгорание
    «Чужая» работа: 6 симптомов

    Симптомы невроза «профессионального выгорания» (научное название нелюбви к работе) уже хорошо описаны. Но у этой болезни имеются и не столь явные признаки, которые внешне выглядят как нормальные (иногда даже типичные) качества среднего сотрудника. А между тем, их наличие — четкое указание на то, что выполняемая работа для него нелюбимая и «чужая».

    Каждый пятый американец заявил о "враждебной" атмосфере на работе

    Topgrading
    Олимпийские уроки рекрутинга: секреты чемпионов

    Олимпийские команды можно по праву внести в пятерку самых передовых рекрутинговых центров, действующих за пределами корпоративного мира. К таковым также относятся франшизы профессионального спорта, фирмы-производители развлекательного контента, некоммерческие организации, армия США.
    Скорость падения реальных зарплат втрое превысила темпы 2009 года

    По итогам 2015 года падение реальной зарплаты в России составило 9,5%. Таким образом, скорость сокращения заработков россиян в прошлом году втрое превысила темпы 2009 года
    «Вечерний труд»: треть россиян бесплатно задерживается на работе
    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM