сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
Имя 
Пароль  забыли?
Присоединяйтесь!

Новые материалы

   Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
   Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
   Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
   Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
   Сколько в среднем получают владимирские врачи?


 

Облако тегов
agile альфастрахование альфастрахования аналитика для hr apple ассессмент-центр автоматизация hr-бизнес процессов автоматизация бенчмаркинг бизнес-процессы бизнес симуляция бизнес тренинги для руководителей бизнес тренинги онлайн бизнес дистанционное обучение персонала дистанционное обучение e-learning e learning электронное обучение электронные курсы hr-аналитика hr-бренд hr-конференции hr-метрики hr-видео hr инновации исследования it josh bersin кадровый резерв карьера клиентоориентированность клиентский сервис для развития продаж клиентский сервис тренинг клиентский сервис компетенции корпоративная культура корпоративное обучение корпоративные бизнес тренинги коучинг kpi лидерство лидеры linkedin менеджмент модель компетенций мотивация персонала мотивация неформальное обучение обучение персонала обучение сотрудников предприятия обучение сотрудников обучение оценка эффективности обучения оценка персонала организационная культура персонал подбор персонала поиск работы продажи психология разработка речевых модулей для работы с претензиями рекрутеры рекрутинг рекрутмент roi рынок труда собеседование социальное обучение социальные сети стандарты клиентского сервиса стандарты обслуживания клиентов стив джобс таланты текучесть персонала тестирование тренинги по клиентскому сервису тренинги по сервису тренинги тренинг угловое преобразование фишера управление качеством обслуживая клиентов управление персоналом управление талантами управление текучестью персонала управление знаниями управление вебинары вовлеченность персонала websoft знания

все теги


События

полный список

Последние обсуждения

  09.08.2019 16:18:31
Только оригинальные СИЗ обеспечивают гарантированную защиту
  07.08.2019 12:14:48
Компания 3М опубликовала финансовые результаты II квартала 2019 года
  08.07.2019 10:12:52
Известный сайт для общения специалистов по управлению персоналом
  04.07.2019 17:29:07
3М цифровизирует программу лояльности и переводит взаимодействие с клиентами на блокчейн
  13.06.2019 14:28:30
Открытие стоматологической площадки 3M Espertise Center


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы

HR-Блоги
Федорченко Виталий 18.02.2014 14:46:52 (Изменен 18.02.2014 19:41:53)

Подбор персонала. Что делать, если… … нас мало, а вакансий много?

p style="text-align: center;">Подбор персонала. Что делать, если…

… нас мало, а вакансий много?

Традиционная для рекрутинга задача с большим количеством входящих вакансий и малым составом отдела подбора. Что такое «нас мало» - очень интересный математический вопрос. Мало, это когда на одного менеджера по подбору персонала приходится больше 25 вакансий. Т.е. двадцать пять разных вакансий, а не двадцать пять человек по одной вакансии, например, в потоке при подборе линейных сотрудников в новое подразделение или при открытии нового направления. Что такое «много вакансий» - скорее стратегический вопрос, когда вакансии появляются с грифом «вчера должен выйти», «завтра увольняется» и «неожиданно послезавтра уходит в декрет». И так на протяжении всего месяца, двух, трех и т. д. идет ежедневная ротация приоритетов подбора с новыми вводными.

Итак, «... нас мало».

Для начала рассмотрим организацию подбора персонала. Пункт номер ноль – кто приглашает и кто собеседует. Если это разные люди – уже плюс, если и приглашает и собеседует один сотрудник на «свои» вакансии – тогда это зона повышения эффективности. Поиск и приглашение кандидатов достаточно затратный по времени процесс и его необходимо развести по разным сотрудникам.

К примеру – в отделе подбора стоит единая информационная база и сотрудники имеют возможность видеть все встречи и назначать новые в календаре коллеги. Это может быть единая база Outlook из MSOffice, но идеально подходит E-Staff.

В таком случае ассистент отдела выбирает отобранные менеджерами по подбору резюме, добавляет присланные резюме (те, которые соответствуют минимальным критериям отбора) через все почтовые ящики и ищет самостоятельно по заданным критериям в различных системах. Этот пул отобранных кандидатов нужно пригласить на собеседования, ответить на вопросы кандидатов и согласовать с ними дату и время встречи. Все отправки адреса встречи и вакансии, подтверждение времени встреч и т. д. также лежать на плечах этого сотрудника.

Менеджер по подбору проводит первые встречи, согласует дальнейшие встречи с руководителями и «ведет» кандидата по всем этапам отбора. Также ему необходимо искать и отбирать резюме, искать новые пути поиска и вести статистику по вакансии. Плюс все, что относится к первичной адаптации нового сотрудника на рабочем месте. По уму все вопросы по адаптации должны быть сняты документом под названием «План вхождения в должность» и входить в пакет документов под названием «Папка вакансии Название вакансии». Про это чудо напишу отдельно. Но первый рабочий день традиционно проходит как-то кривовато и состоит в основном в знакомстве с сотрудниками, рабочим местом и прочими оргмоментами бытия под патронажем менеджера по персоналу.

Итак цифровые показатели по количеству звонков и приглашений у ассистента отдела и цифровые показатели по личным встречам и закрытым вакансиям у менеджера по подбору персонала. Контролировать нужно время приглашения одного кандидата и время проведения интервью. В зависимости от степени свежести каждой вакансии приглашенных должно быть более 35 человек и 12-15 назначенных собеседований в день на человека.  При таком объеме время на интервью отводится от 15 до 30 минут, проводить строго по схеме «кейсового» интервью. Все варианты с прямым и обратным биографическим вариантом или интервью по компетенциям будут за рамками  времени на собеседование. К вопросу о кейсах при подборе ещё вернемся.

Итак, 12 - 15 запланированных встреч по времени выглядят как 6 - 7,5 рабочих часов. Остальные 2 - 0,5 часа можно планировать под адаптационные и прочие оргмероприятия. В принципе это не так страшно - не все кандидаты приходят вообще, не все приходят вовремя и реальный показатель собеседований будет ниже. Для ряда вакансий можно смело планировать 15 минут на одно собеседование. К таким волшебным вакансиям можно смело отнести секретаря на рецепции, курьера, грузчика и менеджера по продажам. Каждый может продолжить этот список «неприходимцев» дополнительно в комментариях. Статистика по закрытиям вакансий следующая - если менеджер по персоналу выдерживает график в 12-15 назначенных собеседований, то в конце месяца будет 15-17 человек на выходе, т.е. либо вышедших, либо финалистов на выход. Это не пиковый показатель, а усредненный. Хотя нужно добавить, что за рамками остались такие факторы как привлекательность компании для соискателей. Наверное, в офисы  углеродопродающих компаний цифры по подбору другие, а у компаний-талантов из числа лидеров чёрных списков работодателей они имеют другое соотношение. Но в целом, для компании среднего бизнеса соотношение проверено и подтверждено в разных бизнесах.

Продолжаем, «...вакансий много».

Стратегический вопрос, на котором нужно остановиться детально. Берем список вакансий и делим по трем категориям - красный, желтый и зеленый. Цвета выбраны для удобства, по аналогии с цветами в схемах расстановки дел по самоорганизации.  

Красный список вакансий - вакансии от владельца бизнеса и те позиции, где работает только один ключевой для подразделения сотрудник. И он при этом не руководитель подразделения.  C вакансиям для владельца бизнеса понятно - не для того он фирмой владеет, чтобы в очереди стоять. Если это офисная работа - личный помощник, персональный водитель и т. д. - копаем просто быстрее, с педантичным учетом пожеланий и требований к сотруднику. Сложнее всего «продать» кандидата собственнику - многое зависит от настроения последнего и  умения рекрутера вытаскивать информацию между строк и задавать вопросы «почему именно так».   Если нужен какой-нибудь эксклюзив для подбора – домашний персонал, репетитор к ребенку, водитель для домашних и т.д. – лучше делегировать поиск специальным агентствам. Для такого рода подбора можно оговорить отдельный финансовый бюджет, «в не рамок» общего для подбора компании.

Еще одна группа вакансий из красного списка – вакансии, пусть даже и плановые, по поиску редких специалистов. К примеру – бухгалтер может быть один на участке «банк-клиент», но если будет необходимость, его смогут подменить коллеги из бухгалтерии. Значит, «банк- клиент» абсолютно штатная вакансия, вакансия из желтой категории. А вот вакансия юриста по авторскому праву со знанием патентного дела – вот она да, из красной категории. И потому, что таких людей мало, и потому, что во время отсутствия данного сотрудника в компании его заменить некем и бизнес в целом понесет вполне осязаемые финансовые убытки. В случае патентоведа – могут быть просрочены ежегодные взносы по авторским свидетельствам со всеми вытеающими.

Желтая группа вакансий – остальные вакансии на подбор, заявки на которые оформлены руководителями подразделений.  Здесь основной фокус в том, чтобы заявка на подбор прошла согласование в отделе кадров, состояла бы не из телефонного звонка руководителя подразделения и имела бы вид нескольких документов для подбора персонала. На уровне регламента отдела подбора персонала нужно утвердить сроки закрытия различных вакансий из желтой и зеленой категорий. Минимальный срок для подбора персонала нужно брать три рабочие недели – 15 рабочих дней для различных январско- майских и прочих месяцев с длинными праздниками. Это нужно для того, чтобы руководители подразделений понимали простую истину о том, что персонал не покупается  мгновенно в ближайшем магазине, а подбирается на рынке труда. Почему именно три недели – простая арифметика. Заявка о подборе пришла согласованной из ОК в пн, два-три дня ушло на приглашение кандидатов и встречи с ними в отделе подбора персонала. Еще два-три дня уйдут на встречи с руководителем подразделений и согласований условий выхода. А дальше выбранный кандидат получит job offer от вашей компании и напишет заявление на своем сегодняшнем месте работы. На его увольнение и приход к Вам в компанию уйдет две недели. Итого,  при самом  оптимистичном прогнозе получаем искомые три недели. В реальности бывают и более короткие сроки, например выбранный кандидат не работает в настоящий момент, и более длинные – когда кандидат проходит несколько собеседований с руководителями различных уровней и проверку в СБ. Но так как промежуточным  этапом работы над вакансией считается первый рабочий день, то весь срок работы над вакансией нужно брать с запасом и заранее его согласовывать. Идти навстречу и обещать более короткие сроки для данной категории особого смысла не имеет, если у кого- то горит план и падают продажи в связи с отсутствием персонала, то это целиком и полностью заслуга данного руководителя, он именно за руководство подразделением и персоналом получает свои деньги.

Зеленая группа вакансий – это те вакансии, работа над которыми происходит после того, как в двух предыдущих есть необходимое количество приглашенных и показанных кандидатов. В данную группу  вакансий входят те, которые были недавно закрыты и сотрудник находится на испытательном сроке, вакансии на поиск постоянных профильных специалистов для компании (например, софтверная компания постоянно нуждается в программистах для различных вялотекущих проектов) и новых для компании вакансий и приглашают кандидатов для того, чтобы лучше отмониторить рынок, получить дополнительную информацию  и т.д. Другими словами, не совсем факультатив, но собеседований должно быть не более 20% от общего числа.

** **

Проранжировав текущие вакансии, составив список по приоритетам и уведомив руководителей о сроках подбора получаем план работы отдела подбора на неделю и месяц. В процессе согласования открытых вакансий между руководителями подразделений и отделом кадров всплывают забавные ситуации, когда по вакансии уже спинной мозг вынесли менеджеру по подбору – «очень важно и срочно» и «где же люди», «…а бизнес стоит» и т.д. А по факту данной должности нет в сетке штатного расписания и наш расторопный руководитель хотел сначала найти человека, а потом уже идти к владельцу получать штатную единицу с окладом. Или – в заявке на подбор сотрудника стоит сумма в 50 000 руб, а уже работающие сотрудники сейчас получают 43 000 руб. В таких случаях лучше настоять на соблюдении процедуры подбора и уйти от участия в решении данных проблем. Таким образом, получаем заметно упорядоченный список по подбору и он слегка поредел по причине отклонения в ОК.

Есть  интересный момент в подборе – это количество показанных кандидатов руководителю и сроки подбора по вакансии. Технически задача в подборе – сначала перевести вакансию из красной и желтой категорий в зеленую, убедится в правильности подобранного сотрудника и закрыть вакансию совсем. Но вся эта красивая схема рушиться, если руководитель подразделения хочет увидеть на встречах, скажем, человек 15-20 и из них уже выбирать. И если у Вас не углеродопродающая компания – первые три четверти показанных кандидатов просто уйдут с рынка труда, пока Вы будете показывать последнюю четверть и совсем не факт, что подбор не начнется заново. Заново, потому, что лучший их 20 кандидатов был третьим и нужно искать такого же снова. Для этого и вводится два параметра по подбору – количество представленных кандидатов, например не более пяти человек и срок подбора – например, не более трех месяцев. Напомню, что мы говорим о желтой категории вакансий. Для красной категории – закрываем до победного. Для зеленой категории – работаем в постоянном фоновом поиске или просто мониторим рынок труда.

По каждому представленному кандидату необходимо получить письменную обратную связь от руководителя подразделения, можно прямо на резюме с чистой стороны листа от руки. Копим эти отзывы о собеседованиях и анализируем. Если список минимальных требований по вакансии изменился – вводим изменения в поиск, но тогда строки подбора обнуляются. Скажем, искали секретаря на рецепцию, а выяснилось, что сотрудник должен еще проводить мини презентации в демонстрационном зале при наплыве клиентов. И это разные с точки зрения поиска и подбора сотрудники.  Если в накопленных отзывах о кандидатах много написано, но в основном они классифицируются «не хочу брать»  - ок, пусть будут. Чаще всего такая тактика руководителя подразделения сведется к конфликту, суть которого в том, что «я белый и пушистый, но злые HRы не приводят звезд с рынка труда и поэтому я не могу выполнить план». Конфликт перерастет в фазу открытой конфронтации в кабинете гендиректора или владельца  и тогда можно будет показать все отзывы от встреч с кандидатами – люди представлены были, соответствуют заявленным минимальным требованиям, требования не изменялись после встреч, было показано 10 человек, никого не выбрали. Вывод – люди не нужны.

В принципе – до конфронтации можно не доводить и на уровне руководителя подбора персонала или директора по персоналу снять вакансию из поиска, скажем через полгода бесперспективных поисков и ликвидировать штатную единицу. Далее уже по остановке – если подразделение план выполняет, то штатная единица ликвидируется без последствий. По закону сокращенную единицу можно заново внести в штатную сетку через шесть месяцев. Другими словами, если руководитель подразделения будет подавать назавтра новую заявку на подбор из принципа, то заявка не пройдет согласование в ОК. Если подразделение не выполняет какие-либо плановые показатели,  а представленных людей не берут на работу (условия обозначены параграфом выше)  - решается вопрос о соответствии должности для руководителя подразделения.  

** **

Вот в принципе и все орг мероприятия для решения вопросов … нас мало, а вакансий много. Как видно, нет ничего сложного и заумного в решении, все абсолютно реализуемо.  Разделение труда при приглашении на собеседования и проведении первого интервью позволит решить проблему планирования будущих встреч «в рабочем потоке», E-Staff достаточно полно решает вопросы контроля и планирования работы по подбору, ранжирование вакансий и соблюдения регламента при подборе персонала избавляют от «висяков» и показывают первоочередность задач. Жесткие сроки работы с вакансиями позволят руководителям подразделений активно повлиять на состав своих сотрудников и больше внимания уделять вопросам управления.

Остается напомнить, что подбор персонала – это прежде всего управление персоналом. Управление и теми, кого ищем, и теми, для кого ищем. И да, сотрудники, которые находятся выше Вас по служебной лестнице, должны выполнять требования по подбору персонала. В том случае, если  они прошли согласование  с руководством компании и утверждены в качестве регламентов работы отдела.  

 

Ссылка на первоисточник в ЖЖ http://vitaly73.livejournal.com/7078.html


Метки данной записи: рекрутинг подбор персонала управление подбором

Комментарии
Марина Колмакова 21.02.2014 9:30:15

Отличный материал и "живая" подача, спасибо!

Федорченко Виталий 21.02.2014 15:43:26

Спасибо. Будет продолжение. 

Бабушкин Эдуард 22.02.2014 22:51:11

Марина, вот так я отлавливаю блоггеров по всей сети)

Марина Колмакова 24.02.2014 9:06:57

Эдуард, у Вас отлично получается))) Серьёзный всплеск новых интересных материалов в последнее время, поздравляю!

Бабушкин Эдуард 24.02.2014 9:14:40

я думаю, что это все - таки тренд.... в том смысле, что не моя заслуга, а сами HR последнее время стали чаще писать...

неужто дождались?)

Для того, чтобы размещать статьи в Блоге, Вам необходимо авторизоваться или зарегистрироваться или

Share |

 


О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM